Relevés d’heures reçus par e-mail, messagerie, scan ou papier : lus automatiquement, validés par signature

Les relevés d’heures arrivent chaque jour par un canal différent : e-mail, WhatsApp ou Messenger, scan, photo, fichier Excel ou feuille remplie à la main. SignSafe peut être relié à des outils dédiés, bâtis sur nos propres modules et moteurs d’IA, qui lisent ces données automatiquement avec une exactitude supérieure à 90 %, et le client ou l’intérimaire valide le relevé par une signature sur son téléphone. Le tout peut porter la marque de votre client, y compris le nom des outils, et la mise en place prend en général 2 à 4 semaines.

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La lecture automatique des relevés d’heures avec SignSafe repose sur des outils dédiés, bâtis sur nos propres moteurs d’IA, qui lisent les heures dans les e-mails, messageries (WhatsApp, Messenger), scans, fichiers Excel et feuilles manuscrites, avec plus de 90 % d’exactitude. Les relevés sont validés par signature dans SignSafe. Mise en place : 2 à 4 semaines.

Ce qui pose problème en général

Les relevés arrivent sous une douzaine de formes

Un intérimaire envoie une photo sur WhatsApp, un autre un fichier Excel, un troisième une feuille remplie à la main. Chaque format se traite séparément.

Les heures sont ressaisies à la main

La ressaisie prend du temps aux gestionnaires et produit des erreurs qui n’apparaissent qu’à la facturation.

Il n’existe pas de document unique et validé

Quand un client conteste des heures, il faut fouiller les boîtes mail et les messageries.

Ce que vous obtenez

Un seul flux

relevés issus d’e-mails, de messageries, de scans, d’Excel et de papier réunis au même endroit

Plus de 90 %

d’exactitude de lecture des relevés ; vous ne traitez que ce qui demande une décision

2 à 4 semaines

délai habituel de mise en place d’un outil dédié

Validation signée

le client ou l’intérimaire valide le relevé par une signature sur son téléphone, sans compte ni installation

Comment ça marche

Les relevés arrivent par n’importe quel canal

E-mail, WhatsApp, Messenger ou autre messagerie, scan ou photo, fichier Excel, feuille manuscrite.

Un outil lit les heures

Un outil dédié, bâti sur nos propres modules et moteurs d’IA, capte les données du relevé (exactitude de lecture supérieure à 90 %) et les prépare pour l’étape suivante. Nous convenons avec vous du périmètre et du mode de contrôle.

Le relevé part en validation

Le client ou l’intérimaire reçoit le document et le valide par une signature manuscrite sur l’écran de son téléphone, sans compte ni installation.

Le résultat revient dans votre logiciel

Les données lues et validées ainsi que le PDF signé arrivent là où vous en avez besoin, y compris par l’API REST.

Ce que vous pouvez faire

Collecter les relevés d’heures issus d’e-mails, de messageries, de scans, d’Excel et de papier
Lire les heures automatiquement au lieu de les ressaisir
Faire valider les relevés par la signature du client ou de l’intérimaire
Transmettre les données à votre logiciel de paie ou de facturation par l’API REST
Produire documents et outils à la marque du client (logo, couleurs, noms)

Pour qui

Agences de travail temporaire qui collectent chaque semaine des centaines de relevés d’heures de sources différentes
Entreprises dont les intérimaires et les clients envoient les heures par e-mail, messagerie ou sur papier
Services paie et gestion qui ressaisissent les heures à la main dans leur logiciel
Entreprises qui veulent que les documents destinés à un client portent son logo et ses couleurs

D’où peuvent provenir les relevés

E-mail : pièces jointes et texte des messages,
messageries : WhatsApp, Messenger et autres canaux où les intérimaires envoient photos et messages,
scans et photos de relevés papier,
fichiers Excel et autres tableurs,
feuilles remplies à la main,
et d’autres formes que nous convenons en discutant de votre processus.

L’exactitude de lecture dépasse 90 %. Elle dépend de la qualité de la source ; pour l’écriture manuscrite et les photos de mauvaise qualité, nous convenons avec vous du mode de contrôle de la lecture.

La marque du client

Si vous servez des clients qui veulent voir leur propre marque, la marque du client peut être appliquée aux documents et à la communication, par exemple un logo et des couleurs. Les outils reposent sur nos propres modules et moteurs d’IA : leur nom peut donc aussi être adapté au client. Le périmètre est convenu au cas par cas. Voir aussi l’offre API.

Relevés d’heures en agence de travail temporaire

Le scénario le plus courant est celui d’une agence de travail temporaire qui doit recueillir les heures des intérimaires, les faire valider par le client puis les facturer. SignSafe assure la validation par signature et le retour du document dans votre logiciel ; la lecture des relevés est réalisée par des outils d’IA dédiés. Voir la page agences d’intérim et le cas R2T.

Sécurité et cadre juridique

C’est une solution sur demande, et non une fonction de l’abonnement standard. La mise en place prend en général 2 à 4 semaines ; le périmètre, le tarif et le mode de contrôle de la lecture sont convenus au cas par cas.

Les relevés d’heures contiennent des données personnelles. Les règles de traitement sont fixées dans un accord de traitement des données.

La signature SignSafe est une signature manuscrite apposée sur écran tactile ; elle confirme la validation du relevé, et non l’exactitude de la lecture.

Cadre juridique et avis

Tarifs

Un seul prix, simple : 16 € HT par mois

Vous payez l’accès complet au service, pas le nombre de documents. Pas de forfait annuel, pas besoin d’acheter plusieurs comptes.

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Ils nous font confiance

Des entreprises de secteurs variés utilisent SignSafe : agences de travail temporaire, immobilier, restauration, transport, services médicaux.

Avis clients

« SignSafe a considérablement amélioré nos processus de signature des contrats avec les salariés et avec les clients. Grâce à la possibilité de signer les documents à distance, sans avoir à se déplacer au bureau, le recrutement et l’embauche sont devenus plus efficaces et moins chronophages. L’outil assure une pleine conformité avec les dispositions légales, ce qui nous donne la certitude que tous les contrats sont pleinement contraignants. C’est une solution idéale pour le secteur du travail temporaire, où l’efficacité opérationnelle est essentielle. »

Michel T.R2T — agence de travail temporaire

“With SignSafe we can sign real-estate brokerage agreements and reservation agreements with clients remotely, which speeds the process up considerably. Confirming terms with prospective buyers is quick and convenient, even with people abroad. It is one of the few tools that lets you sign a reservation agreement online, removing the need for in-person meetings.”

Dorota R.Property Gold — real-estate sales agent

“SignSafe has revolutionised how we manage documents in our restaurant. Suppliers can sign contracts and orders remotely, which greatly speeds up procurement. Employees easily accept schedules and regulations, and clients sign reservation and event agreements online, saving time and making things more convenient for everyone.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — catering and restaurant business

Avis traduits du polonais.

Questions fréquentes

SignSafe lit-il lui-même les relevés d’heures ?

Oui, par des outils dédiés, bâtis sur nos propres modules et moteurs d’IA, que nous relions à SignSafe. SignSafe assure la validation du relevé par signature et le retour du document. Le périmètre est convenu au cas par cas.

De quelles sources peut-on lire les relevés ?

D’e-mails, de messageries comme WhatsApp et Messenger, de scans et de photos, de fichiers Excel et de feuilles manuscrites, ainsi que d’autres formes convenues en discutant de votre processus.

Quelle est l’exactitude de la lecture des relevés ?

Elle dépasse 90 %. La lecture n’est pas exempte d’erreurs et dépend de la qualité de la source ; pour l’écriture manuscrite et les photos de mauvaise qualité, nous convenons avec vous du mode de contrôle.

Combien de temps dure la mise en place ?

En général 2 à 4 semaines, selon le nombre de sources, les formats de relevés et l’intégration à votre logiciel.

Peut-on ajouter le logo et les couleurs de mon client ?

Oui, la marque du client est possible, y compris le nom des outils, car ils reposent sur nos propres modules et moteurs d’IA. Le périmètre, par exemple logo et couleurs dans les documents et la communication, est convenu au cas par cas.

Combien cela coûte-t-il ?

C’est une solution sur demande, avec un tarif personnalisé. L’abonnement standard coûte 16 € HT par mois (tarif de référence : 69 PLN) et porte sur la signature des documents.

Et les données personnelles contenues dans les relevés ?

Les relevés contiennent des données personnelles ; les règles de traitement sont donc fixées dans un accord de traitement des données.

Mis à jour: 2026-10-23

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