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Politique de confidentialité de SignSafe

Nous savons combien la protection des données à caractère personnel est importante ; c’est pourquoi nous avons préparé à votre intention le présent document (ci-après : la « Politique de confidentialité »), dans lequel vous trouverez toutes les informations nécessaires concernant les règles de traitement de vos données à caractère personnel par nos soins et l’utilisation des fichiers cookies.

Nous attachons une grande importance à la sécurité et à la licéité du traitement des données à caractère personnel ; c’est pourquoi nous appliquons les mesures de sécurité organisationnelles et techniques les plus modernes afin d’assurer la meilleure protection possible des données à caractère personnel que vous nous confiez. Nous garantissons également que nous les traitons conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après : le « RGPD »), de la loi polonaise du 10 mai 2018 relative à la protection des données à caractère personnel (ustawa o ochronie danych osobowych) et des autres dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel.

1. Qui est le responsable de traitement de vos données

Le responsable de traitement des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la tenue du Compte, de la conclusion et de l’exécution du Contrat avec le Client, de la facturation et du traitement des réclamations est :

SIGNSAFE SP. Z O.O., dont le siège est à Gdańsk (80-416), al. Gen. Józefa Hallera 134/197, inscrite au registre des entrepreneurs tenu par le tribunal de district (Sąd Rejonowy) de Gdańsk-Nord à Gdańsk, VIIe chambre commerciale du KRS (Registre national des tribunaux), sous le numéro KRS : 0000742005, titulaire du NIP : 1182178080 et du REGON : 380903532, adresse e-mail : info@signsafe.app (ci-après : le « Responsable de traitement »).

2. Les deux rôles du Responsable de traitement — quand nous sommes responsable de traitement et quand nous sommes sous-traitant

Selon les données que nous traitons, pour le compte de qui et à quelle fin, nous intervenons dans deux rôles distincts prévus par le RGPD :

a) En qualité de responsable de traitement

Nous intervenons en qualité de responsable de traitement à l’égard des données à caractère personnel des Clients (personnes ouvrant un Compte, passant des Commandes, effectuant des paiements, déposant des réclamations) — c’est-à-dire des données liées à l’utilisation du Service en tant que tel, indépendamment du contenu des Documents transmis.

b) En qualité de sous-traitant (processeur)

Nous intervenons en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, agissant sur instruction et pour le compte du Client (qui est alors le responsable de traitement), à l’égard :

des données à caractère personnel contenues dans les Documents transmis pour signature par le Client ou l’Utilisateur,

des données à caractère personnel des Signataires, c’est-à-dire des personnes désignées par le Client ou l’Utilisateur comme destinataires du Document à signer (prénom, nom, adresse e-mail et, facultativement, identifiant de la personne ou de l’entité et nom de l’organisation),

des données à caractère personnel qui nous sont transmises par les Clients utilisant l’intégration API.

Dans ce cadre, c’est le Client (ou le Client API) qui détermine les finalités et les moyens du traitement de ces données et qui est responsable de disposer d’une base juridique appropriée pour nous les transmettre et pour qu’elles soient traitées — conformément aux Conditions d’utilisation du Service et, pour les Clients professionnels et les Clients API, à un contrat distinct de sous-traitance du traitement de données à caractère personnel. Nous ne traitons ces données que dans la mesure nécessaire à l’exécution de la mission confiée par le Client (envoi du Document à signer, possibilité de le signer et renvoi du Document signé) et nous ne les utilisons à aucune fin qui nous soit propre.

3. Données à caractère personnel que nous traitons et finalités de leur traitement

Données des Clients (en qualité de responsable de traitement)

préparation d’une offre commerciale en réponse à l’intérêt manifesté par le Client — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ;

fourniture de services par l’intermédiaire du Service et exécution des obligations contractuelles — sur la base du contrat conclu (art. 6, par. 1, point b) du RGPD) ;

traitement des réclamations — obligation légale du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point c) du RGPD) ;

finalités comptables liées à l’émission et à la réception de documents de facturation — sur la base des dispositions du droit fiscal (art. 6, par. 1, point c) du RGPD) ;

archivage des données aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense d’éventuels droits en justice — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ;

contact par téléphone ou par e-mail, en particulier réponses aux demandes — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ;

envoi d’informations techniques concernant le fonctionnement du Service et des services utilisés par le Client — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ;

prospection commerciale (marketing) — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ou sur la base d’un consentement préalablement donné (art. 6, par. 1, point a) du RGPD).

Données des Signataires et données contenues dans les Documents (en qualité de sous-traitant, pour le compte du Client)

Nous traitons l’adresse e-mail, le prénom, le nom et — facultativement — l’identifiant de la personne ou de l’entité et le nom de l’organisation du Signataire exclusivement afin de lui permettre d’accéder au Document indiqué, d’apposer sa signature et de lui remettre le Document signé, sur instruction et pour le compte du Client. La base juridique du traitement de ces données par nos soins est l’exécution du contrat de sous-traitance conclu avec le Client (art. 28 du RGPD en lien avec l’art. 6, par. 1, point b) ou f) du RGPD, selon la base sur laquelle le Client nous transmet ces données). Le choix de la base juridique du traitement des données du Signataire et l’obtention d’éventuels consentements incombent au Client.

Si le Signataire décide de créer son propre Compte Client (ce qu’il peut faire à tout moment, conformément aux Conditions d’utilisation du Service), il devient Client à compter de cette Inscription, et les données à caractère personnel liées à ce Compte sont traitées par nous en qualité de responsable de traitement, selon les règles décrites dans la présente Politique de confidentialité dans la partie relative aux données des Clients.

Données des personnes nous contactant par les formulaires et données relatives à l’utilisation du site

Si vous utilisez le formulaire de contact, le formulaire de signalement d’une erreur ou le formulaire de demande de suppression de compte, nous traitons les données que vous nous communiquez : prénom et nom, adresse e-mail, nom de l’entreprise et numéro de téléphone (facultatifs), objet et contenu du message ainsi que la pièce jointe (capture d’écran ou fichier PDF jusqu’à 2,5 Mo dans le formulaire de signalement d’erreur), de même que l’adresse de la page depuis laquelle le formulaire a été envoyé et la date d’envoi. Nous traitons ces données aux fins suivantes :

répondre à la demande et préparer une offre, y compris une offre d’intégration API — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ou démarches précontractuelles (art. 6, par. 1, point b) du RGPD) ;
traiter le signalement d’une erreur dans l’application — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD) ;
donner suite à la demande de suppression du compte — obligation légale découlant de l’art. 17 du RGPD (art. 6, par. 1, point c) du RGPD) ;
protection contre les abus (champ de formulaire masqué et contrôle du temps d’envoi) ainsi que constatation, exercice ou défense de droits en justice — intérêt légitime du responsable de traitement (art. 6, par. 1, point f) du RGPD).

Après l’envoi du formulaire, nous envoyons à l’adresse e-mail indiquée un message de confirmation. Il ne reprend pas le contenu de votre demande. La communication des données marquées comme obligatoires est facultative, mais nécessaire au traitement de la demande.

Avec votre consentement (art. 6, par. 1, point a) du RGPD et art. 173 de la loi polonaise Prawo telekomunikacyjne (loi sur les communications électroniques)), nous traitons également des données relatives à l’utilisation du site à des fins statistiques et analytiques — au moyen de Google Analytics 4 déclenché par Google Tag Manager. Cela concerne notamment l’adresse IP sous forme anonymisée, les informations sur l’appareil et le navigateur, les sous-pages consultées ainsi que les clics sur les boutons, les liens téléphoniques et e-mail et les liens vers l’inscription et la connexion. Sans votre consentement, ces outils n’enregistrent ni ne lisent aucune donnée sur votre appareil.

Données des Clients API

Pour les Clients utilisant l’intégration API, l’étendue et les règles de traitement des données à caractère personnel — y compris l’éventuelle conservation des Documents uniquement pendant la durée nécessaire à l’apposition de la signature et leur suppression immédiate après transmission au système du Client API — sont définies par les Conditions d’utilisation du Service et par un contrat distinct de sous-traitance du traitement de données à caractère personnel ou par les conditions commerciales individuelles convenues avec le Client API concerné.

4. Destinataires des données

Les destinataires des données à caractère personnel peuvent être des entités coopérant avec le Responsable de traitement, lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat conclu avec la personne concernée, et notamment :

OVH (prestataire de services d’hébergement) — sur les serveurs duquel, situés sur le territoire de l’Union européenne, sont conservées les données du Service, y compris les Documents et les données des Signataires ;

Contabo GmbH (prestataire de services d’hébergement) — sur les serveurs duquel, situés sur le territoire de l’Union européenne, fonctionne le site internet signsafe.app (site d’information, formulaires de contact) ;

Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365, Microsoft Graph) — service de messagerie électronique par lequel nous envoyons les messages issus des formulaires et les confirmations à l’adresse info@signsafe.app ainsi qu’aux personnes ayant rempli le formulaire ;

webio.pl (prestataire de services de messagerie et de DNS du domaine signsafe.app) — gestion du courrier entrant dirigé vers les adresses du domaine signsafe.app ;

Google Ireland Limited (Google Analytics 4, Google Tag Manager) — outils d’analyse déclenchés uniquement après l’expression du consentement aux cookies analytiques ;

Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) — opérateur de paiement gérant les paiements par carte bancaire et par virement ;

sous-traitants fournissant des services informatiques, comptables ou juridiques (cabinets comptables, cabinets d’avocats) dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs services pour le Responsable de traitement.

Le Responsable de traitement peut être tenu de communiquer des données à caractère personnel en vertu des dispositions légales en vigueur, en particulier aux autorités ou institutions publiques habilitées.

5. Prise de décision automatisée, profilage

Nous ne prenons à votre égard aucune décision automatisée et n’effectuons aucun profilage.

6. Transfert de données en dehors de l’Espace économique européen

Les données à caractère personnel de l’Utilisateur peuvent être transmises à des tiers dont les services sont utilisés par le Responsable de traitement dans le cadre de l’exploitation du Service. En raison de l’utilisation des services LinkedIn et YouTube, les données à caractère personnel des Utilisateurs peuvent être transférées aux États-Unis d’Amérique, au Canada et dans d’autres pays. Ces entités garantissent un niveau approprié de protection des données à caractère personnel, tel qu’exigé par la réglementation européenne. Les prestataires de services d’analyse (Google) et de messagerie électronique (Microsoft) peuvent transférer des données vers des pays tiers, en particulier vers les États-Unis. Cela s’effectue sur la base des mécanismes prévus par le RGPD, en particulier d’une décision de la Commission européenne constatant un niveau de protection adéquat (EU-U.S. Data Privacy Framework) ou de clauses contractuelles types, dans la mesure où le prestataire y recourt. Les données conservées dans le cadre de l’utilisation du Service (Documents, données des Signataires) sont conservées sur des serveurs situés sur le territoire de l’Union européenne et ne sont pas transférées en dehors de l’Espace économique européen.

La finalité et l’étendue de la collecte des données ainsi que de leur traitement et utilisation ultérieurs par les prestataires indiqués sont décrites dans leurs politiques de confidentialité : LinkedIn — https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy, YouTube et Google (Analytics, Tag Manager) — https://policies.google.com/privacy?hl=pl, Microsoft — https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement.

7. Durée de conservation des données à caractère personnel

Données des Clients

Le Responsable de traitement conserve les données à caractère personnel du Client pendant la durée de validité du contrat conclu avec le Client et, après son terme, à des fins de recouvrement de créances ou de défense en justice et d’exécution des obligations résultant des dispositions légales, mais pas au-delà du délai de prescription prévu par le Code civil polonais (Kodeks cywilny). Les données à caractère personnel figurant sur les documents de facturation (par exemple les factures) sont conservées pendant la durée prévue par les dispositions relatives à la taxe sur les biens et services (TVA) et à la comptabilité. Les données traitées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant 10 ans, mais pas au-delà du retrait du consentement ou de l’exercice du droit d’opposition. Les données traitées à des fins autres que celles indiquées ci-dessus sont conservées pendant 3 ans, sauf retrait antérieur du consentement à leur traitement.

Données issues des formulaires

Nous conservons les messages issus des formulaires de contact et des signalements d’erreur pendant la durée nécessaire pour y répondre et traiter le dossier, puis jusqu’à l’expiration du délai de prescription des actions en justice, mais pas plus de 3 ans à compter du dernier contact. Nous conservons les données issues de la demande de suppression de compte pendant la durée nécessaire à sa réalisation et à la documentation de son exécution, pour une durée maximale de 3 ans.

Données analytiques

Les données collectées par Google Analytics 4 sont conservées pendant la durée paramétrée dans l’outil, ne pouvant excéder 14 mois ; les cookies de Google Analytics ont une durée de validité pouvant aller jusqu’à 2 ans. Le retrait du consentement a pour effet que de nouvelles données ne sont plus enregistrées.

Documents et données des Signataires

Les Documents ajoutés au système dans le cadre d’un Compte actif (c’est-à-dire pendant la durée de validité du Service payé ou de la période d’essai gratuite, y compris, le cas échéant, prolongée par décision du Responsable de traitement) — avec les données à caractère personnel des Signataires qu’ils contiennent — sont conservés pendant au moins 1 mois à compter de la date d’envoi du Document concerné pour signature. À l’expiration de ce délai, le Responsable de traitement est en droit, sans y être tenu, de supprimer le Document ainsi que les données associées à tout moment, sans notification distincte au Client, à l’Utilisateur ni au Signataire.

Dans le cas d’un Compte dont la durée de validité du Service payé ou de la période d’essai gratuite a pris fin sans renouvellement (Compte inactif), le Responsable de traitement est en droit de supprimer les Documents se trouvant sur ce Compte ainsi que les données à caractère personnel associées à tout moment et sans notification préalable.

Le Responsable de traitement ne consulte ni n’utilise d’aucune manière le contenu des Documents conservés sur les Comptes des Clients, en dehors de ce qui est techniquement nécessaire à la fourniture du Service. Le panneau d’administration du Responsable de traitement donne accès uniquement à la liste des Comptes, et non au contenu des Documents qui y sont conservés.

Données des Clients API

Dans le modèle dans lequel le Document est récupéré depuis le système du Client API uniquement pour la durée de l’apposition de la signature, les données contenues dans le Document sont supprimées immédiatement après la fin du processus de signature et la remise du Document au Client API, conformément aux Conditions d’utilisation, au contrat distinct de sous-traitance ou aux conditions commerciales individuelles.

8. Droits dont vous disposez à l’égard du traitement de vos données à caractère personnel

Toute personne concernée a le droit :

d’accès — d’obtenir la confirmation que nous traitons ses données, ainsi que des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données, les destinataires, la durée de conservation et les droits dont elle dispose (art. 15 du RGPD) ;

d’obtenir une copie des données (art. 15, par. 3 du RGPD) ;

de rectification des données inexactes ou de complétude des données incomplètes (art. 16 du RGPD) ;

d’effacement des données, lorsque nous n’avons plus de base juridique pour les traiter (art. 17 du RGPD) ;

à la limitation du traitement dans les cas indiqués à l’art. 18 du RGPD ;

à la portabilité des données traitées sur la base du consentement ou d’un contrat, par des moyens automatisés (art. 20 du RGPD) ;

de s’opposer au traitement des données fondé sur les intérêts légitimes du responsable de traitement (art. 21 du RGPD).

Pour exercer les droits ci-dessus, contactez-nous à l’adresse info@signsafe.app en indiquant quel droit vous souhaitez exercer et dans quelle mesure. Si vos données sont traitées par nous en qualité de sous-traitant pour le compte d’un Client (par exemple si vous êtes Signataire), nous vous encourageons à contacter également directement le Client qui nous a chargés de vous envoyer le Document, car c’est lui, en tant que responsable de traitement, qui décide des finalités du traitement de vos données ; nous pouvons toutefois transmettre votre demande au Client concerné ou vous apporter un soutien technique à cet égard.

9. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint les dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation aurait été commise. En Pologne, l’autorité de contrôle est le Président de l’Office de protection des données à caractère personnel (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO). Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre pays, par exemple, en France, auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) — cnil.fr.

10. Fichiers « cookies »

Notre site internet, comme tous les autres sites, utilise des fichiers « cookies » (ci-après : les « Cookies ») — de petites informations textuelles enregistrées sur votre terminal du fait de l’utilisation du site, lues par notre système d’information (cookies propres) ou par le système d’information de tiers (cookies de tiers). Leur utilisation a pour but d’assurer le bon fonctionnement des pages du Service et de l’adapter à vos besoins.

Types de fichiers Cookies

Cookies de session — conservés jusqu’à la fin de la session du navigateur, puis supprimés définitivement ;

Cookies persistants — conservés jusqu’à leur suppression manuelle, indépendamment de la fin de la session du navigateur.

Le mécanisme des Cookies (de session comme persistants) ne permet pas de récupérer de données à caractère personnel ni d’informations confidentielles depuis votre appareil.

Finalités d’utilisation des Cookies de tiers

configuration du site internet ;

promotion du site au moyen du réseau social LinkedIn (responsable de traitement : LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irlande) — https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy ;

promotion du site au moyen de YouTube (responsable de traitement : Google Ireland Ltd., Irlande) — https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

Au moyen des paramètres de votre navigateur internet ou de la configuration du service, vous pouvez à tout moment modifier de manière autonome les paramètres relatifs aux Cookies, y compris bloquer leur gestion automatique.

Outils utilisés et gestion du consentement

Nécessaires — mémorisation du choix relatif aux cookies (entrée signsafe-consent dans la mémoire du navigateur). Ne nécessitent pas de consentement.

Analytiques — Google Analytics 4 déclenché par Google Tag Manager (notamment les fichiers _ga, _ga_*), servent aux statistiques de fréquentation et à la mesure de l’efficacité du site (clics sur les boutons, formulaires, inscription). Déclenchés uniquement après l’expression du consentement.

Publicitaires — les consentements à des fins publicitaires (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) sont refusés par défaut, et le site ne les utilise pas actuellement pour mener des campagnes publicitaires.

Lors de la première visite, nous affichons une bannière dans laquelle vous pouvez accepter tous les cookies, n’accepter que les cookies nécessaires ou définir vos consentements de manière détaillée. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment au moyen du lien « Paramètres des cookies » dans le pied de page du site. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Sécurité

Les Cookies que nous utilisons sont sans danger pour vos appareils — il n’est pas possible que des virus ou d’autres logiciels malveillants s’y introduisent par ce biais.

11. Réseaux sociaux

Nous disposons de profils sur les réseaux sociaux LinkedIn et YouTube (« fanpages »), sur lesquels nous publions régulièrement des contenus relatifs aux services que nous fournissons. Les responsables de traitement de ces services enregistrent le comportement des utilisateurs au moyen de cookies et d’autres technologies lors de chaque interaction avec nos fanpages. Ils ont accès à des statistiques générales concernant les centres d’intérêt et les données démographiques des utilisateurs visitant les fanpages. L’étendue et les finalités du traitement des données dans les services de réseaux sociaux sont déterminées par les responsables de traitement de ces services.

Date de dernière mise à jour : 12 octobre 2026